Coordonnatrice/Coordonnateur des services exécutifs

Canadian Association of University Teachers

Coordonnatrice/Coordonnateur des services exécutifs

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L'Association canadienne des professeures et professeurs d'université (ACPPU) cherche à pourvoir le poste régulier à temps plein de coordonnatrice/coordonnateur des services exécutifs.

L’ACPPU est une organisation syndicale et professionnelle progressiste qui représente plus de 72 000 professeures et professeurs, bibliothécaires, chercheuses et chercheurs, universitaires et membres du personnel général en poste dans 124 universités et collèges au pays. Elle veille aux intérêts économiques et politiques de ses membres, s’emploie à faire progresser les normes de la profession et travaille activement à améliorer la qualité et l’accessibilité de l’éducation postsecondaire au Canada.

Sous la responsabilité de la cheffe des services exécutifs, la ou le titulaire de ce poste assiste cette dernière en coordonnant et en menant à bien les tâches liées aux projets qui lui sont confiés, ainsi qu'aux divers comités et organes directeurs de l'organisation. L’équipe des services exécutifs soutient la planification et la coordination des réunions et assemblées des entités de gouvernance de l’ACPPU, ainsi que la coordination des conférences et des événements; gère la correspondance, les notes de service et les publications régulières destinées aux associations membres; assure la coordination des prix et des bourses décernés par l’ACPPU; et coordonne la traduction des documents et des supports de communication de l’ACPPU.

Tâches et responsabilités

§ Fournir un soutien de premier plan aux opérations de la Caisse de défense, notamment en coordonnant les diverses activités administratives de la Caisse de défense, telles que l'assemblée générale annuelle et les réunions des administratrices et administrateurs, l'archivage des documents, la mise à jour du site web de la Caisse de défense, la tenue de diverses listes et l’exécution d'autres tâches connexes.

§ Coordonner le travail des services de traduction, notamment en améliorant les services de traduction de l’organisation, en gérant les demandes, en communiquant avec les contractantes et contractants et d'autres parties prenantes clés, et en effectuant la relecture des traductions.

§ Coordonner le contenu et la maintenance de l'intranet de l'Unité des services exécutifs, y compris la mise à jour du contenu et la coordination avec les services de gestion de l’information et d’administration des systèmes TI en ce qui concerne toutes les mises à jour ou exigences techniques.

§ Contribuer à la coordination et à la mise en œuvre des activités d'amélioration des processus au sein de l'Unité des services exécutifs, y compris la cartographie des processus et flux de travail, les formulaires et procédures de demande, la bureautique, la structure de gestion des dossiers et les conventions d'appellation.

§ Contribuer à la coordination du soutien administratif offert aux comités et aux groupes de travail de l'ACPPU.

§ Contribuer à la coordination des services administratifs de l'organisation, y compris la collaboration administrative entre les équipes.

§ Coordonner et soutenir l'intégration des nouveaux présidents d'associations membres et des nouveaux membres de comités.

§ Participer au processus de coordination lié à l’examen et à la relecture des documents et des supports de communication avant leur distribution ou leur affichage sur le site web de l'ACPPU.

§ Coordonner et préparer la distribution et la diffusion des documents.

§ Stocker les documents électroniques conformément aux protocoles du système de stockage des documents et tenir à jour et organiser les dossiers de la section.

§ Suivre, saisir les données dans les bases de données qui lui sont attribuées et tenir à jour celles-ci.

§ Aider à la préparation, à la logistique, au soutien et à la coordination de divers événements.

§ Suivre et coordonner le paiement des factures aux fournisseurs et/ou aux membres.

§ Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et y répondre ou les réorienter, le cas échéant.

§ Traiter les demandes d’information internes et externes.

§ Adopter de nouveaux outils et systèmes en fonction de leur rôle.

§ Respecter les processus établis et les systèmes de contrôle de la qualité pour le flux de travail administratif et recommander des améliorations pour accroître la qualité ou l'efficacité.

§ Participer aux réunions régulières de l'équipe pour assurer la conformité avec les objectifs établis, veiller à ce que des progrès soient accomplis par rapport aux priorités et assurer la communication bilatérale.

§ S’acquitter des autres fonctions connexes que lui confère la direction de l’ACPPU.

Horaire et lieu

§ Poste à plein temps, 35 heures par semaine.

§ Des heures supplémentaires peuvent être requises à l'occasion.

§ Obligation de travailler au moins 4 jours par semaine depuis les bureaux de l'ACPPU.

§ Certains déplacements au Canada peuvent être requis.

Qualifications

Éducation et expérience :

§ Diplôme ou grade d’études collégiales ou universitaires dans une discipline pertinente. Formation spécialisée ou expérience équivalente en administration, gestion de bureau ou coordination de programmes.

§ Une expérience d'au moins trois ans dans une fonction professionnelle similaire est requise, y compris la coordination et le soutien de programmes et de services comparables.

§ Vaste expérience de l'utilisation de divers programmes informatiques tels que Windows, les applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint) et Adobe.

§ Une expérience professionnelle préalable au sein d'une association, d'un syndicat ou d'une organisation à but non lucratif est un atout.

Exigences linguistiques :

· Un niveau avancé d'anglais (oral, écrit, lecture) et de français (lecture et écriture) ainsi que de solides compétences en correction d’épreuves dans les deux langues sont indispensables.

Connaissances, compétences et aptitudes :

§ Solides aptitudes en résolution de problèmes et excellent sens de l’organisation.

§ Motivation, proactivité et recherche constante de solutions et capacité à identifier, à prévoir les besoins du bureau et à y répondre.

§ Aptitude à fournir d’excellents services aux membres grâce à une communication claire.

§ Haut degré d’éthique professionnelle et d’intégrité; faire preuve de discrétion dans le traitement des documents et des demandes de renseignements.

§ Capacité avérée à travailler en coopération, en collaboration et avec tact au sein d'une équipe.

§ Capacité à travailler dans le cadre des procédures établies et à cerner les possibilités d'amélioration.

§ Aptitude à faire fonctionner de l’équipement de bureau de nature générale.

§ Utilisation efficace de la suite de produits Microsoft, y compris le stockage de documents, et d'autres outils facilitant les données des membres et les communications internes et externes.

§ Capacité à travailler de manière autonome et à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir les priorités de la charge de travail dans un environnement caractérisé par des priorités changeantes et/ou multiples et/ou des délais stricts et/ou serrés.

§ Capacité à communiquer efficacement, oralement et par écrit, à tous les niveaux de l’organisation.

§ Capacité à faire preuve de discrétion, d’initiative et de jugement dans le traitement de données sensibles et confidentielles.

§ Compréhension des politiques, pratiques et procédures de l’ACPPU et engagement envers celles-ci, et respect des valeurs et objectifs de l'ACPPU, notamment en matière de justice sociale, d'équité et de droits de la personne.

L'ACPPU souscrit aux principes de l'équité en matière d'emploi dans l'embauche et dans toutes ses pratiques d'emploi et cherche à diversifier son effectif. Les Autochtones, les personnes ayant une incapacité, les personnes qui s'identifient comme LGBTQ2S, les personnes racialisées ainsi que les femmes sont activement encouragés à poser leur candidature.

Rémunération et avantages sociaux :

Ce poste est classé dans la catégorie 3 de la convention collective conclue entre l'ACPPU et la section locale 225 du SEPB. Le salaire d'embauche actuel pour cette catégorie, au 1er juillet 2023, est de 99 157,00 $.

Le poste favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à un travail hybride et à des congés payés généreux comprenant cinq (5) semaines de vacances par an, des congés de maladie et des congés personnels, des horaires d'été (demi-vendredi et vendredi complet de congé en été) et la fermeture pour congés d'hiver entre le 22 décembre et le 1er janvier. En outre, la ou le titulaire du poste bénéficie d'excellents avantages, notamment des prestations complémentaires de soins de santé et de soins dentaires, une assurance invalidité et une assurance vie, une assistance aux employés et à leur famille, un régime de retraite à cotisations définies avec une contribution de l'employeur de 11,5 % après six (6) mois d'emploi, ainsi que diverses possibilités de formation et de perfectionnement payées par l'employeur.

Comment postuler :

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature au plus tard à 17 h le 2 juin 2024 via le Centre des carrières de l’ACPPU à l’adresse www.caut.ca/carrieres. Le poste sera affiché jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

Les demandes doivent être adressées au directeur général et être accompagnées d’une lettre de présentation et d’un curriculum vitæ démontrant comment la candidate ou le candidat répond aux exigences du poste.

Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle. Nous communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.